Care este diferența dintre imprimanta tradițională și imprimanta fiscală? 

Când deschizi o firmă sau amenajezi un punct de vânzare, apare repede o întrebare: ce echipament de printare ți se potrivește? Multă lume folosește termenii „imprimantă" și „imprimantă fiscală" ca și cum ar avea același înțeles, dar cele două echipamente au roluri diferite. 

Imprimanta tradițională tipărește documente pe hârtie, în birou sau acasă. Imprimanta fiscală emite bonuri fiscale și înregistrează fiecare vânzare într-o memorie proprie, potrivit regulilor legale. Răspunsul la întrebarea care este diferența dintre imprimanta tradițională și imprimanta fiscală ține de funcție, de consumabile și de costuri. 

În continuare compari cele două tipuri după modul de funcționare, consumabile, costuri și obligații legale. Prețul de achiziție contează, dar nu ar trebui să fie singurul criteriu. 

Ce vei afla în acest articol: 

• Ce este o imprimantă fiscală? 

• Memoria fiscală separă cele două echipamente 

• Ce se tipărește, pe ce și cu ce consumabile? 

• Cât costă fiecare tip de echipament? 

• Obligația de a folosi un aparat fiscal depinde de activitate 

• Cum alegi echipamentul potrivit afacerii tale? 

Imprimanta tradițională tipărește orice document 

Imprimanta tradițională, inkjet sau laser, execută comenzile primite de la computer și tipărește contracte, facturi, rapoarte sau fotografii. Poți folosi formate diferite de hârtie, în alb-negru sau în culori. 

Unele modele păstrează un istoric al lucrărilor de printare, dar aceste date nu au valoare fiscală. Echipamentul nu ține evidență fiscală și nu transmite informații către autoritățile fiscale. Din acest motiv, un document tipărit pe o astfel de imprimantă nu poate înlocui un bon fiscal. 

Ce este o imprimantă fiscală? 

O imprimantă fiscală este un echipament certificat, care emite bonuri fiscale și lucrează, de obicei, împreună cu un computer sau cu un program de vânzare. Fiecare tranzacție este înregistrată într-o memorie fiscală, pe care utilizatorul nu o poate modifica. 

Aparatul este pus în funcțiune de un service autorizat, printr-o procedură numită fiscalizare. Ulterior, datele pot fi transmise către ANAF, conform regulilor în vigoare. 

Memoria fiscală separă cele două echipamente 

Memoria fiscală este elementul care face cea mai importantă diferență. Ea păstrează totalurile zilnice și rapoartele de închidere, iar accesul la aceste date este protejat. 

O imprimantă tradițională nu are nicio componentă de acest tip. De aceea, aparatul fiscal nu tipărește liber orice document, iar cel obișnuit nu poate emite bonuri cu valoare fiscală. 

Ce se tipărește, pe ce și cu ce consumabile? 

Dacă te întrebi care este diferența dintre imprimanta tradițională și imprimanta fiscală, aceasta se vede atât în tipurile de consumabile folosite, cât și în ce poți tipări cu ele. 

Imprimantele fiscale folosesc, de regulă, hârtie termică, livrată la rolă, fără cerneală sau toner. Bonul apare prin încălzirea hârtiei de către capul termic de imprimare. 

Imprimanta tradițională lucrează cu coli și cu cartușe de cerneală sau toner, deci și comenzile de reaprovizionare sunt diferite. În plus, rolele termice se consumă repede în comerț, așa că merită să ții un stoc de rezervă. 

Pentru documente, alegi între inkjet și laser 

Dacă ai nevoie de o imprimantă tradițională, următoarea decizie privește tehnologia de printare.  

De obicei, laserul se potrivește volumelor mari de text, cu un cost per pagină mai redus. Inkjetul răspunde mai bine nevoilor ocazionale, cu culori și fotografii. 

Cât costă fiecare tip de echipament? 

Prețul de achiziție diferă mult de la un model la altul, atât la imprimantele fiscale, cât și la cele obișnuite. Pentru echipamentul fiscal contează în plus costurile specifice: fiscalizarea, contractul cu un service autorizat și verificările periodice cerute de lege. 

Imprimanta tradițională nu implică astfel de costuri. Cheltuiala principală vine din cartușe sau toner, iar costul total depinde de volumul de printare și de modelul ales. Compară costul per pagină împreună cu prețul echipamentului. 

Obligația de a folosi un aparat fiscal depinde de activitate 

În general, firmele care vând bunuri sau prestează servicii către persoane fizice și încasează numerar sau card trebuie să emită bon fiscal printr-un aparat de marcat electronic fiscal, de exemplu o imprimantă fiscală conectată la un program de vânzare. Legea prevede totuși anumite excepții, în funcție de domeniul de activitate. 

Din acest motiv, confirmă cu contabilul sau cu ANAF dacă activitatea ta intră sub incidența obligației. Informațiile din acest articol au rol orientativ. 

Cum alegi echipamentul potrivit afacerii tale? 

Pornește de la ce trebuie să tipărești. Dacă emiți bonuri către clienți, ai nevoie de un echipament fiscal. Pentru contracte, rapoarte și corespondență, o imprimantă tradițională este suficientă. 

Multe afaceri folosesc ambele echipamente, fiecare pentru rolul lui. Poți consulta modelele disponibile în categoria de imprimante din oferta DeskON. 

Întrebări frecvente 

Când este obligatorie utilizarea unei imprimante fiscale în România? 

Obligația apare, în general, la vânzările către persoane fizice cu încasare în numerar sau cu cardul, cu excepțiile prevăzute de lege pentru anumite activități. Cerințele se pot modifica, așa că verifică situația firmei tale cu un contabil sau pe site-ul ANAF. 

Ce costuri implică achiziția și întreținerea unei imprimante fiscale comparativ cu una obișnuită? 

Prețul de achiziție diferă de la un model la altul, la ambele tipuri de echipamente. Echipamentul fiscal presupune în plus fiscalizare, contract de service și verificări periodice, iar imprimanta obișnuită are cheltuieli constante cu cartușe sau toner. Suma finală depinde de model și de volumul de utilizare. 

Ce imprimantă este mai potrivită pentru birourile mici: inkjet sau laser? 

Pentru volum mic și documente cu culoare sau fotografii, o imprimantă inkjet poate fi suficientă. Laserul se potrivește, în general, birourilor care tipăresc mult text și urmăresc un cost per pagină redus. Alegerea finală depinde de volumul real de printare. 

De reținut 

Imprimanta tradițională tipărește documente, iar imprimanta fiscală emite bonuri fiscale și are memorie proprie. Cele două echipamente nu se înlocuiesc reciproc. 

Consumabilele diferă: cerneală sau toner pentru imprimanta tradițională, rolă termică pentru cea fiscală. Costul total include, în cazul echipamentului fiscal, fiscalizarea și service-ul. 

Obligația de a avea aparat fiscal depinde de activitate, deci verifică-o cu contabilul sau cu ANAF. Pentru birou, alegerea dintre inkjet și laser depinde de volumul de printare.